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A sua abordagem sistemática ao gerenciamento de projetos é a substância que mantém toda a sua operação comercial unida. Um mau planejamento pode significar a morte de um projeto antes mesmo dele começar. Segundo o Project Management Institute (PMI), a gestão de projetos envolve a “aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas em uma ampla gama de atividades, a fim de satisfazer os requisitos de uma determinada tarefa”. Devido à imensa gama de projetos complexos e tecnicamente desafiantes no mundo empresarial atual, o desenvolvimento de um forte modelo de gestão tornou-se uma competência cada vez mais crítica. A dura verdade é que muitas empresas ainda não encontraram um ritmo eficaz que se alinhe com seus objetivos comerciais. Para colocar isso em perspectiva, para cada 1 bilhão de dólares investidos somente nos Estados Unidos, 122 milhões de dólares são desperdiçados devido à falta de desempenho do projeto. Com isto em mente, a fim de garantir o sucesso do seu projeto, é crucial usar o método SMART no planejamento do projeto. 

Finalmente, incluir esta estratégia em sua abordagem deve funcionar para responder às 4 perguntas:

1. O que precisa de ser feito?
2. Porque estamos fazendo isto?
3. Quem estará envolvido no processo?
4. De onde virão os recursos necessários?

Então, como exatamente você pode usar os objetivos SMART na gestão de projetos? Vamos ver melhor:

ESPECÍFICO

Objetivos Gerais

Antes de mais nada, você precisa conhecer os grandes objetivos que conduzem ao grande quadro e os menores necessários para chegar lá. Analise profundamente o objetivo das tarefas em mãos e identifique exatamente o que você quer realizar e como isso funciona na sua missão geral. Por exemplo, digamos que você está iniciando uma nova função de bate-papo ao vivo no seu site. Embora haja muitas metas menores para garantir que o novo sistema seja devidamente implementado, os objetivos gerais provavelmente seriam melhorar o suporte ao usuário e deixar claro que você é uma marca que prioriza o sucesso do cliente. Alguns outros objetivos globais que você pode considerar ao longo de qualquer projeto podem ser:

• Concluir o trabalho no tempo certo
• Manter-se dentro do orçamento estabelecido
• Melhorar a entrega de produtos

Para esta parte do processo, comece a pensar grande. A definição de objetivos colossais estabelece as bases para todo o projeto e facilita a sua manutenção no bom caminho. A partir daqui, você fica a par do que exatamente precisa ser feito para atingir os principais objetivos. Para uma ajuda organizacional, o Wunderlist é uma ferramenta simples, mas eficaz para delinear objetivos maiores e eliminar tarefas de forma sistemática. Você pode atribuir rapidamente às pessoas as suas tarefas, com todas as atualizações sendo gerenciadas e sincronizadas entre vários dispositivos móveis.

MEASURÁVEL

Crie uma Lista de Entregas

Definir um requisito para os produtos a serem entregues é a vida e o sangue de um projeto. Dê uma olhada mais profunda e você verá que o que é entregue se estende muito além dos resultados. Eles servem como pontos de referência para como as tarefas são planejadas, gerenciadas e executadas de A a Z. Em geral, há dois tipos de produtos a serem considerados ao longo da gestão do projeto: Projeto e Processo. 

Os produtos do projeto referem-se aos resultados com base em necessidades específicas. Estes são tipicamente itens tangíveis. Por exemplo, se o projeto for criar um novo site, os produtos devem incluir coisas como páginas de destino ou certos elementos completados. Os resultados do processo são todos sobre a realização dos detalhes do resultado. Isto está relacionado com a forma como os projetos são executados. Um exemplo seria no que diz respeito ao cumprimento do prazo estabelecido ou à qualidade geral do trabalho concluído. O primeiro passo seria identificar os resultados do projeto. Como serão produzidos? Que itens têm prioridade? A seguir vêm os resultados do processo. O que determinará se o projeto está sendo concluído ou não de forma eficiente? O que são os KPIs? Estes produtos agem como o plano para todo o processo. Certifique-se de que cada um está bem definido com uma quantidade mínima de área de margem.

ALCANÇÁVEL

Determine o desembolso da contribuição

Básico e simples, sem uma equipe qualificada, os seus projetos não têm qualquer chance. No entanto, uma equipe de alto nível está severamente comprometida sem um sistema adequado para o desembolso de tarefas. Afinal de contas, o gerenciamento de projetos é normalmente um esforço de grupo. Dependendo de seus objetivos e tamanho da operação, muito provavelmente haverá uma necessidade de colaboração interdepartamental ao longo de um projeto. Uma vez que as tarefas tenham sido priorizadas, o gerente será responsável pela delegação ao longo de toda a duração do projeto. Por exemplo, digamos que o objetivo principal é melhorar as taxas de conversão no site. O processo provavelmente exigiria informações sobre consultas de suporte ao cliente passadas para o departamento de design para ajudar a eliminar os gargalos. Felizmente, vivemos numa época com recursos fenomenais disponíveis para ajudar a racionalizar este tipo de tarefa e promover uma comunicação aberta. Para uma colaboração eficaz entre departamentos e acompanhamento de dependência, o Workzone é uma ferramenta de gestão de projetos baseada em funções, que se situa entre o simplista Basecamp e o complexo JIRA, o que lhe dá uma visão completa de todos os projetos em curso, com ETAs, funções atribuídas e estados das sub-tarefas num só local.

REALÍSTICO

Identifique Fatores de Risco

Não importa quanto planejamento prévio você coloque em um projeto, quase sempre haverá algo inesperado que aparece e desvia tudo do curso. Então, o que faz um bom gerente de projeto nestas situações? Eles mantêm a calma e continuam a andar. Porquê? Porque eles se planejaram para o inesperado! Por exemplo, se você estiver trabalhando com uma nova equipe, um risco comum seria que as pessoas não sejam totalmente cientes dos procedimentos e de certos fatores poderiam deslizar pelas fendas. Outro grande problema poderia ser em relação ao cliente. Talvez você nunca tenha trabalhado com eles antes e não esteja familiarizado com suas dinâmicas ou expectativas. Comece por identificar todas as suas incógnitas. A partir daí, faça uma tempestade de ideias com o máximo de riscos potenciais que puder. Pense no pior cenário possível. Depois desenvolva um protocolo sobre o que fazer caso estas questões voltem a aparecer. Agora, seria impossível planejar todo e qualquer perigo potencial que poderia causar estragos em sua operação. Desenvolver um plano sólido para combater os soluços é o equivalente a usar uma rede de segurança para garantir que os problemas não se transformem em desastres de grandes proporções.

CRONOMETRADO

Defina as linhas de tempo

A criação de prazos inevitavelmente provoca um sentimento de urgência entre os trabalhadores. A coisa mais importante a se fazer aqui é ser realista. O stress de cumprir prazos ridículos pode resultar em trabalhadores insatisfeitos, ou qualidade sacrificada pela velocidade. Realize um estudo aprofundado do projeto e de tudo o que ele implica. Quanto mais detalhado for este processo, mais precisas serão as linhas de tempo/cronogramas. Considere implementar os Gráficos de Gantt nas fases iniciais do seu negócio. Estes diagramas são um dos modelos mais populares e eficazes para transmitir o progresso do projeto e os marcos alcançados. Cada trabalho é representado por uma barra correspondente a um intervalo de datas, pelo qual a duração da tarefa é claramente comunicada. A compreensão dos sistemas e processos de gerenciamento de projetos, bem como das variáveis e riscos envolvidos, é fundamental para a preparação de gráficos de Gantt precisos. O Creately oferece Gráficos de Gantt equipados com esta função para que você possa facilmente configurar prazos de conclusão e associá-los com marcos e dependências.

Também não faz mal deixar o seu pessoal decidir os prazos, desde que as métricas sejam razoáveis. Por exemplo, se você estiver adicionando funcionalidades completas de eCommerce ao website de sua empresa, muito provavelmente haverá uma série de atividades, integrações e opiniões necessárias de vários departamentos – basta olhar para todos os pedaços e peças que compõem o eCommerce. Comece por deixar as equipes de design e desenvolvimento escolherem datas provisórias para a coleta das informações necessárias. Assim que tiverem definidos os prazos, faça o seu melhor para se prender a eles. Certifique-se de que são bem conhecidos e marcados no calendário de todos. Além disso, prepare-se para ser um aplicador. Ser excessivamente indulgente só irá encorajar a procrastinação e o baixo desempenho.

O que você pensa do método SMART no Planejamento de Projetos?

Utilizar o método SMART na gestão de projetos é uma das melhores formas de garantir o sucesso. No entanto, independentemente do quão bem cada tarefa é premeditada, provavelmente serão necessárias algumas tentativas para que a sua equipe atinja os seus objetivos. Lembre-se de dar um feedback crítico. Após a conclusão, nunca faz mal sentar-se e avaliar o que correu bem e o que pode ser melhorado no futuro. Você tem experiência no uso do método SMART no planejamento de projetos? Alguma outra ferramenta que você usa para agilizar seu projeto? Informe-nos na seção de comentários abaixo.

 Autor Bio Raymond Crain é um comerciante digital da E2M, uma agência de marketing de conteúdo sediada em San Diego, Califórnia. Ele é especializado em Marketing de Conteúdo e Redes Sociais.

Um dos primeiros passos nas fases do ciclo de vida do gerenciamento do projeto é desenvolver o charter do projeto. Ajuda a informar a todos os membros da equipe sobre o que são responsáveis e o que precisa ser feito.

Vamos definir o charter do projeto e discutir como criá-lo. Adicionamos alguns modelos de charter de projeto úteis que o ajudarão a dar o pontapé inicial no seu projeto. Personalize-os ao seu gosto e exporte-os como imagens ou SVGs para serem adicionados a apresentações ou documentos.

O que é um Charter de Projeto?

O charter de projeto é um documento que estabelece a visão, o âmbito, os objetivos, a equipe do projeto e as suas responsabilidades, as principais partes interessadas, e como tudo será levado a cabo ou o plano de implementação. É também conhecido como a declaração do projeto e relatório de definição do projeto.

Ajuda a definir o nível de autoridade do gestor do projeto e a direção do projeto.

Um charter de projeto

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• Descreve o objetivo e os resultados do projeto
• Autoriza legalmente o início de um projeto
• Ajuda a controlar os prazos dos projetos
• Ajuda a identificar restrições e riscos e a definir medidas preventivas
• Apresenta uma visão geral do orçamento
• Ajuda a alinhar os objetivos do projeto com os desejos das partes interessadas

Charter de Projeto vs. Plano do Projeto

O charter do projeto é um documento de iniciação de alto nível que consiste apenas em algumas páginas. Ele lista os objetivos, metas, visão, equipe e suas responsabilidades e partes interessadas do projeto.

Um plano de projeto, por outro lado, é um documento detalhado que descreve como atingir os objetivos do projeto. Elucida os resultados do projeto, o plano de ação, os recursos necessários e os marcos.

Como Desenvolver um Charter de Projeto

Aqui vamos analisar como criar uma carta de projeto enquanto identificamos os seus elementos-chave.

1. Identifique a Visão do Projeto

A visão do projeto é expressa através de seu objetivo final e sua finalidade. Pode ser dividido em:

Meta: Explicar os limites do projeto em termos de metas, resultados, custos, prazos e o trabalho a ser feito. Definir a meta do projeto no início do seu ciclo de vida é importante, pois terá impacto no custo do projeto e no cronograma.

Objetivos: Ao estabelecer objetivos, certifique-se de que eles obedecem aos critérios SMART, ou seja, que são específicos, mensuráveis, atingíveis, realistas e oportunos. Levando em consideração as metas gerais da organização, estabeleça cerca de 5 objetivos a serem alcançados até o final do projeto.

Entregas: Liste abaixo os resultados que serão produzidos no final de cada realização bem sucedida de um objetivo.

2. Identifique as partes interessadas e os Clientes

As partes interessadas são os indivíduos que têm uma participação ou interesse fundamental na conclusão bem sucedida do projeto. Eles podem estar dentro ou fora da empresa e incluem aqueles que financiam seu projeto, assim como os membros da equipe e clientes.

Você pode usar um mapa de partes interessadas como o abaixo para categorizar os participantes e tornar as informações em suas mãos mais apresentáveis e fáceis de entender.

3. Crie um organograma

Agora que você identificou a equipe do projeto, esclareça suas responsabilidades.

Use um organograma para listar seus nomes, papéis e responsabilidades. Ao mesmo tempo, você pode destacar as relações de reportagem entre os membros com a ajuda de linhas de conexão.

4. Defina Marcos do Projeto

Os marcos representam eventos importantes dentro do ciclo de vida do projeto e incluem as datas de início e término do projeto, a conclusão bem sucedida dos principais resultados, etc.

5. Crie um Plano de Recursos

Liste todos os recursos que você precisa para o projeto; equipamentos, máquinas, pessoas, materiais, etc. Isto pode ajudá-lo na alocação do seu orçamento.

6. Defina o orçamento para o projeto

Faça uma lista das despesas que a sua organização terá que suportar para realizar o plano. Como essas despesas podem mudar durante o projeto, você pode fazer estimativas aproximadas. Anote também a pessoa que será responsável por autorizar a aprovação das despesas.

7. Liste abaixo as Dependências, Restrições e Riscos

Dependências: Identifique e liste as dependências do projeto, ou as atividades que terão um impacto no início ou na conclusão de outra tarefa.

Restrições: Descubra os fatores que impediriam a progressão dos resultados do projeto. Por exemplo, a falta de recursos ou de tempo.

Riscos: Os riscos podem ocorrer durante qualquer fase do ciclo de vida do projeto. É importante que você os identifique de antemão e tome precauções. Aqui estão algumas boas técnicas de gestão de risco que podem ser úteis.

8. Apresente o Plano de Implementação

Aqui é onde você irá montar um plano de ação, destacando as datas ou marcos-chave.

Um Charter Visual do Projeto

Normalmente, um charter de projeto tem de 5 a 6 páginas. Esta é uma das principais razões pelas quais eles são negligenciados no processo de gerenciamento do projeto. Uma maneira mais fácil de escrever um charter de projeto que todos possam ler e compreender rapidamente, com o mínimo esforço é através da visualização.

Charters de projetos visuais como os abaixo e ajudam a reunir todos os elementos da carta do projeto em uma única página. São fáceis de ler e visualmente agradáveis.

A seguir estão alguns exemplos de charters de projetos visuais. Você pode editá-los online para adicionar ou remover elementos e personalizá-los de acordo com as necessidades do seu projeto. Baixe-os como SVGs ou como imagens para adicionar a apresentações, websites, wikis de empresas, documentos, etc.

Modelo 1

Modelo 2

Modelo 3

Quais são os seus pensamentos sobre o Guia?

Ao longo do ciclo de vida do projeto, o charter do projeto desempenha um papel essencial para manter as coisas no caminho certo. Neste guia, abordamos o que é um charter de projeto e como criá-lo juntamente com alguns modelos editáveis de charters de projetos.

Tem alguma prática que você segue ao criar um charter de projeto? Compartilhe-as com nossos leitores na seção de comentários abaixo.

Se o projeto é um navio, a gestão do projeto é a sua vela. A gestão de projetos é o que fornece uma direção para que o projeto seja orientado para o sucesso. No entanto, pode-se enfrentar desafios sem precedentes no gerenciamento de projetos ao executá-lo.

O Creately em conjunto com a equipe da Proofhub e sua Diretora de Marketing Vartika Kashyap criaram um Chat no Twitter, com a intenção de esclarecer os 10 maiores desafios de gerenciamento de projetos e como evitá-los.

Abaixo está uma lista curada dos desafios e das respostas dos participantes ao serem abordados.

Desafios

1. Desmontar silos e construir um ambiente que encoraje a colaboração e comunicação eficaz e eficiente do projecto
2. A contribuição de um planejamento adequado para o sucesso do projeto
3. Lidar com os desafios de gerenciamento de projetos que surgem quando a equipe do projeto não tem as habilidades necessárias para enfrentar o problema em questão
4. Importância de um plano de contingência na gestão de projectos
5. Criar um ambiente de responsabilização onde a equipa assuma a responsabilidade pelas suas acções e cumpra devidamente as suas funções atribuídas
6. Melhorar o engajamento das partes interessadas e garantir que todos estejam na mesma página
7. Estabelecer objectivos claros e critérios de sucesso para garantir o sucesso do projecto
8. Importância de obter o Software de Gestão de Projectos certo
9. Melhorando a colaboração da equipe do projeto e construindo confiança
10. Atribuição de recursos a um projecto

Como desmontar silos e construir um ambiente que encoraje a colaboração e comunicação eficaz e eficiente dos projetos?

Uma equipe de projeto não pode funcionar em silos. O sucesso da execução de um projeto depende da eficácia gerada quando cada membro da equipe colabora com os outros no cumprimento das tarefas. Para isso, a equipe do Proofhub destacou a importância da realização de todas as comunicações relacionadas ao projeto através de um portal comum acessível por todos da equipe.

“Traga todos no mesmo portal de comunicação e deixe todas as equipes nucleares participarem sem restrições criativas. Cada um, ensina um!”

Proofhub

Elogiando a declaração do Proofhub, a CMO Vartika Kashyap também declarou que o uso de ferramentas de comunicação e a construção de equipes multifuncionais podem assegurar uma colaboração de projeto eficaz e eficiente.

“Construa equipes interfuncionais. Use ferramentas de comunicação. Possibilite uma cultura mais aberta e transparente”

Vartika Kashyap

E o trabalho remoto? A pandemia impulsionou um rápido aumento nos padrões de trabalho remoto devido a bloqueios e restrições de viagem. O Creately fez uma pergunta à Kashyap sobre os passos extras que uma companhia deve tomar ao se livrar de silos em um ambiente de trabalho remoto.

Em resposta, Kashyap enfatizou a importância da cultura de trabalho transparente.

“Faça da transparência a nova cultura. Trate a comunicação como uma via de dois sentidos. Combata travas de produtividade/empenhamento com iniciativas culturais virtuais”

Vartika Kashyap

Um estudo afirma que cerca de 39% dos projetos fracassam devido a falhas no planejamento do projeto. Como o planejamento contribui para o sucesso do projeto?

O ex-presidente americano Dwight D. Eisenhower disse uma vez que “os planos não são nada; o planejamento é tudo” Um plano é vital na realização de um projeto.

O Proofhub enfatizou a importância de se ter um plano de projeto adequado.

“O planejamento do projeto é semelhante à bússola e ao leme de um veleiro. Você ainda pode chegar ao seu destino sem eles, só vai demorar 100 anos a mais”

Proofhub

A participante Nandini Sehedev apontou os inúmeros benefícios de se ter um plano de projeto.

“O planejamento do projeto é vital para prevenir ou minimizar as ocorrências de risco e as taxas de falha. O planejamento do projeto ajuda a orientar patrocinadores, equipes, partes interessadas; e o gerente do projeto a navegar através das fases complicadas do projeto”

Nandini Sehdev

Como lidar com os desafios de gerenciamento de projetos que surgem quando a equipe do projeto não tem as habilidades necessárias para enfrentar o problema em questão?

Você pode enfrentar desafios ou problemas sem precedentes ao trabalhar em um projeto. Em tais circunstâncias, você pode ser capaz de resolvê-los sem um impacto notável no progresso do projeto, se você estiver armado com as habilidades necessárias para enfrentá-los. Imagine um cenário em que você não sabe como resolver um problema? Então qual é o caminho a seguir?

O Proofhub destacou que uma colaboração em equipe para visualizar o problema em questão resultaria em uma perspectiva diferente e prováveis resoluções.

“Reúna a equipe, faça-os falar, ouça-os e ajude-os a visualizar o que está errado. A maioria das equipes são capazes de resolver problemas, mas são lentas em percebê-los. Se você se tornar a luz guia deles, eles encontrarão o fim do túnel.”

Proofhub

Espaços de trabalho visuais, como o Creately, podem ser eficazes para rastrear seus passos e reavaliar os processos. Por exemplo, você pode usar um diagrama de causa e efeito para descobrir as causas raiz do problema e usar mapas mentais para pensar em soluções.

Como fechar as brechas de competências? Comunique-se abertamente e crie um ambiente onde os membros da equipe possam participar de experiências de aprendizagem envolventes.

“A comunicação aberta é essencial se você espera reduzir as brechas de habilidades com sucesso. Você também pode criar experiências de aprendizagem envolventes pois não é suficiente apenas conduzir programas de aprendizagem, mas avaliar se as suas estratégias são eficazes ou não”

Proofhub

Qual a importância de um plano de contingência na gestão de projetos?

Um velejo suave pode transformar-se numa tempestade a qualquer momento; e se não estiver armado com a proeza para resistir a ela, toda a missão pode chegar a um impasse. Um plano de contingência pode prepará-lo para enfrentar com sucesso circunstâncias inesperadas.

“Dizem muitas vezes que o seu Plano A nunca deve precisar de um Plano B. Mas na realidade, você precisa dos Planos C, D, E e F, só por precaução. Contingência é preocupar-se com problemas hoje que carregam o potencial de te deixar louco amanhã”

Proofhub

Como você pode criar um ambiente de atribuições onde a equipe assuma a responsabilidade por suas ações e cumpra devidamente suas funções atribuídas?

O primeiro passo para assegurar a responsabilização na gestão de projetos é identificar claramente os objetivos do projeto e atribuir responsabilidades aos membros da equipe em conformidade. No entanto, é importante notar que existe uma diferença entre atribuição e responsabilidade.

Por exemplo, um indivíduo que tenha sido designado para uma tarefa específica pode ser um membro atribuído da equipe. As atribuições são compartilháveis. Um membro da equipe responsável é o responsável máximo por uma tarefa.

Kashyap acredita que capacitar pessoas com as habilidades e recursos necessários para fazer seu trabalho as capacitará para serem responsáveis.

“O seu objetivo deve ser fornecer ao seu povo as competências e os recursos necessários para fazer o seu trabalho, e depois criar um ambiente onde seja fácil para eles assumirem a responsabilidade pelas suas decisões e ações”

Vartika Kashyap

Por outro lado, o Proofhub destacou que a compreensão clara das expectativas do projeto e das consequências das atribuições de cada indivíduo criará um ambiente de responsabilização.

“A responsabilidade é melhor compreendida quando as expectativas são claras, e as consequências são mais claras. Mostre-lhes o jogo todo – o alvo, o dardo, como acertar, e o que acontece quando falham”

Proofhub

O Creately colocou uma questão sobre “o que acontece quando os membros da equipe não cumprem as suas responsabilidades?” Em resposta, o Proofhub opinou que o primeiro passo é falar com o indivíduo e, depois, fornecer feedback sobre como o curso de ação precisa ser mudado.

“O seu primeiro passo é falar com os indivíduos em questão. Em seguida, forneça feedback, para que os indivíduos saibam o que precisam mudar. O que você aprende durante a discussão fornece contexto para as próximas ações que você tomar”

Proofhub

Um cliente que não esteja envolvido pode causar muitos problemas. Como melhorar o engajamento das partes interessadas e garantir que todos estejam na mesma página?

Outro fator determinante para o sucesso do projeto é o envolvimento das partes interessadas. Engajar as partes interessadas é buscar o apoio e o feedback das partes interessadas do projeto para assegurar que seus objetivos sejam alcançados.

Uma boa gestão das partes interessadas inclui uma análise adequada das partes interessadas, utilizando um registo para identificar os seus requisitos. O engajamento das partes interessadas tende a ser maior no início de um projeto e diminui ao longo do progresso. Para evitar isso, é importante manter uma comunicação constante com as partes interessadas através de ferramentas de trabalho em equipe, ferramentas de comunicação à distância, etc.

“Dê aos seus clientes as atualizações minuto a minuto, os relatórios internos, relatórios atempados, e fale com eles num horário fixo. Atraia-os para o envolvimento e nunca precisará virar a página sobre eles. Isto é o que os nossos clientes mais gostam no uso do ProofHub”!

Proofhub

Metas e objetivos mal definidos podem afundar um projeto. Como estabelecer metas claras e critérios de sucesso para garantir o sucesso do projeto?

Você deve sempre estabelecer metas SMART. O próximo passo é a elaboração de um plano de ação claro para atingir esses objetivos, dentro da duração do projeto. Ter um plano de ação deste tipo permitirá compreender claramente quem é responsável pelo o quê, com prazos para cada tarefa.

“Um objetivo claro é algo que o cliente, o gerente e o funcionário – todos podem concordar. O segredo é não deixar que ninguém se antecipe na hora da definição de objetivos”

Proofhub

Sehdev reiterou que o estabelecimento de metas leva à definição de objetivos para alcançar essa meta. Esta será a sua luz orientadora ao longo de todo o projeto.

“Estabelecer uma meta está inclinado em direção ao desenvolvimento de uma proposta e definição de objetivos que ajudem a alcançar a meta. Quando você conhece suas metas, você pode definir os objetivos que são – o como, por que, e o que você precisa fazer para o planejamento do projeto”

Nandini Sehdev

Entretanto, Kashyap sublinhou que a combinação certa de planejamento, controle e monitoramento pode determinar como o projeto pode ser concluído dentro do seu cronograma e orçamento.

“A combinação certa de planejamento, controle e monitoramento pode fazer a diferença na forma como os gerentes de projeto concluem o projeto dentro do prazo, do orçamento e com resultados de alta qualidade”

Vartika Kashyap

Quão importante é ter o Software certo de Gestão de Projectos?

O software de gerenciamento de projetos certo pode aumentar a produtividade e a eficiência das equipes multifuncionais. Torna a comunicação mais rápida, mais fácil e auxilia o processo de tomada de decisão.

Para este fim, o Proofhub salientou que é uma das decisões mais importantes quando se trata de conduzir um projeto.

“De longe, uma das decisões mais importantes. A maioria das equipes percebem tarde demais o quanto podem melhorar com a ferramenta de gestão de projetos certa à sua disposição. 85.000+ dos nossos utilizadores concordariam!”

Proofhub

Quais são os principais fatores a ter em conta quando se compra uma ferramenta de gestão de projetos? Uma análise dos requisitos e objetivos do projeto definidos pela equipe o ajudará a determinar o software de gerenciamento de projeto que melhor funciona para você.

“Conheça seus desafios, para que você possa delinear melhor suas necessidades, entender como as ferramentas podem ajudar e definir os critérios para avaliar as ferramentas”

Proofhub

Como melhorar a colaboração da equipe do projeto e construir confiança?

A comunicação é fundamental para melhorar a colaboração no projeto e construir confiança. É importante criar um ambiente onde os membros da equipe possam compartilhar conhecimentos e trabalhar juntos para superar os desafios.

“Partilhe o conhecimento livremente. Aprenda uns com os outros. Desloque cargas de trabalho de forma flexível para quebrar gargalos inesperados, para ajudar uns aos outros a completarem trabalhos e cumprirem prazos, e para compartilhar recursos”

Vartika Kashyap

OProofhub também destacou que uma melhor comunicação resultará em melhor colaboração, já que todos podem compartilhar suas idéias.

“Colaboração é falar, e animar as pessoas da sua equipe para se expressarem. Os gerentes precisam encorajar novas idéias e deixar que todos se expressem livremente. Haverá melhor colaboração”

Proofhub

Ferramentas como o Creately podem ajudá-lo a colaborar melhor, em tempo real, mesmo que você esteja trabalhando remotamente. Tais ferramentas asseguram uma colaboração transfuncional suave.

Existem algumas técnicas para quebrar o gelo que podem ser usadas para construir confiança?

“Transparência, ofereça confiança à sua equipe, peça comunicação e feedback e responda à comunicação e feedback”

Proofhub

Que fatores devem ser considerados na alocação de recursos para um projeto?

A alocação eficaz de recursos visa atribuir recursos escassos da forma mais apropriada e econômica possível. Esta responsabilidade cabe muitas vezes ao gestor do projeto para assegurar que cada recurso é devidamente atribuído e contabilizado.

Enfatizando ainda mais a escassez de recursos, Kashyap mencionou que a gestão de projetos é sobre alcançar mais em menos.

“A alocação de recursos na gestão de projetos tem tudo a ver com conseguir mais em menos. Analise o objetivo do seu projeto. Identifique os recursos. Tenha um plano de backup para as mudanças do cliente. Divida o projeto em tarefas menores”

Vartika Kashyap

O Proofhub, por outro lado, enfatizou a importância em se ter uma ferramenta de gestão de projetos para torná-la mais eficiente.

“Tenha a disponibilidade de recursos e requisitos de competências para os objetivos de projetos. Tarefas existentes em mãos. Carga do projeto. Embora todas elas sejam necessárias, uma ferramenta inteligente de gerenciamento de projeto pode ajudá-lo a tornar esses pontos menos preocupantes”

Proofhub

Você é obrigado a enfrentar desafios e barreiras imprevisíveis ao gerenciar seu projeto. O importante é que você esteja equipado com as proezas e ferramentas certas para superar tais desafios e completar o projeto com sucesso.

Manter o seu projeto no caminho certo do início ao fim, evitando o mau uso de recursos, tempo e dinheiro depende de quão bem você gerencia as fases do ciclo de vida do projeto.

Agora, com base no tipo de projeto e seus requisitos, o número de fases do ciclo de vida do gerenciamento do projeto pode mudar; mas neste post vamos discutir todas as cinco fases e os passos que você deve seguir durante cada uma delas.

O que é o Ciclo de Vida do Projeto?

O ciclo de vida do projeto é um processo que os gerentes de projeto seguem ao concluir um projeto. Inclui uma sequência de fases pelas quais um projeto passa desde o seu início até ao seu encerramento.

Quais são as Cinco Fases do Ciclo de Vida do Projeto?

A divisão dos projetos em várias fases facilita a sua gestão e seu controle e o trabalho de melhoria de sua qualidade.

Iniciação do Projeto

A primeira fase de iniciação lançará as bases para as próximas etapas da gestão do projeto. Aqui é onde você definirá o projeto em um nível amplo.

Aqui você vai: 

• Avaliar o valor e a viabilidade do projeto, a fim de decidir se deve avançar com ele. Durante o estudo de viabilidade, você irá analisar se pode atender aos requisitos do projeto com os recursos disponíveis e desenvolver um caso de negócios. 

• Identificar as partes interessadas do projeto. Aqui você realizará uma análise dos participantes para identificar quem são e quais suas necessidades e priorizá-los com base em sua influência.

• Identificar os resultados do projeto. Você pode usar marcos para quebrar produtos complexos em partes menores, para que seja mais fácil rastrear.

• Definir a finalidade e as necessidades (tais como os recursos, orçamento e tempo necessário) do projeto. Crie um charter de projeto ou documento de iniciação de projeto incluindo esta informação. Deve também enumerar as necessidades do negócio, os objetivos, as partes interessadas e os riscos do projeto.

Recursos Úteis

O Guia Fácil para a Gestão de Partes Interessadas

9 Ferramentas Visuais para Reunir Requisitos para o Seu Software

Planejamento de Projetos

Na fase de planejamento do ciclo de vida do gerenciamento de projetos, você irá elaborar uma estratégia para executar as etapas do projeto ou, em outras palavras, determinar o que precisa ser feito para atingir os objetivos definidos anteriormente.

Aqui você vai:

• Começar a definir claramente os objetivos do projeto e o seu âmbito. Você pode usar os critérios SMART que o orientam na hora de estabelecer metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, realistas e oportunas.

• Fazer um layout do que precisa ser feito e criar um plano de estrutura de trabalho que irá ajudá-lo a decompor o projeto em tarefas gerenciáveis com base nos resultados do projeto.

• Criar gráficos de marcos ou gráficos de Gantt onde é possível exibir os principais marcos e roteiros do produto, delineando o cronograma do projeto e os marcos do projeto para a equipe

Modelo de cronograma do projeto

Modelo do roteiro do produto

• Estime e aloque os recursos necessários, reúna uma equipe competente e clarifique as suas funções e responsabilidades.

• Crie um plano de gestão de riscos identificando os riscos potenciais que podem dificultar o progresso do projeto e delineando as medidas a tomar para os mitigar.
• Crie um plano de comunicação especificando sua estratégia de comunicação para as partes interessadas.

• Faça uma análise de custos para ter certeza de que tudo se encaixa no seu orçamento. E estabeleça medidas de desempenho baseadas no seu objetivo, custo e cronograma do projeto para avaliar o progresso e garantir que o projeto permanecerá no caminho certo.

Recursos Úteis;

O Guia Visual para o Planejamento de um Projeto

A Lista Final de Técnicas de Gerenciamento de Risco Visual

O Guia Fácil para Criar um Plano de Comunicação Eficaz

Utilização de gráficos de Gantt e fluxogramas no planejamento de projetos

Execução de Projetos

Nas fases de execução, você implementa o que planejou. O trabalho do gerente de projeto aqui é ficar de olho nos erros e supervisionar a equipe enquanto se certifica de que todos se apegam ao plano original.

• Crie diagramas de fluxo de trabalho ou mapas de processo que descrevam os passos que a equipe/indivíduo precisa dar para completar cada marco e obter os recursos necessários.

• Realize uma reunião de lançamento do projeto, onde você pode percorrer os diagramas de fluxo de trabalho, os gráficos de marcos, as estruturas de decomposição do trabalho, etc., que você criou com sua equipe. Ajude-os a compreenderem o que se espera deles exatamente.
• Comunique as atualizações do projeto às partes interessadas e realize reuniões de status conforme necessário
• Acompanhe o progresso e atualize os cronogramas do projeto e faça alterações nos planos do projeto conforme necessário

Recursos Úteis;

O Guia Fácil de Fluxos de Trabalho | Com Modelos de Fluxo de Trabalho Editáveis

Monitoramento de projetos

Esta fase requer que o gestor do projeto monitore o desempenho do projeto e comunique o status às partes interessadas.

Você pode usar Indicadores de Desempenho-Chave (KPIs), tais como manter um cronograma, manter o orçamento sob controle, entregar com sucesso os resultados do projeto, etc. para medir o progresso.

Se necessário, invente maneiras de otimizar o desempenho e fazer mudanças no plano de gerenciamento do projeto para garantir que ele traga o melhor desempenho possível.

Encerramento do Projeto

Esta fase marca o encerramento do projeto quando o resultado final é entregue. Você pode aproveitar a lição aprendida para otimizar os processos do projeto e os esforços de equipe durante projetos futuros.

Aqui você vai:

• Libertar os recursos que foram utilizados para o projeto e alocá-los, incluindo o que resta do orçamento para projetos futuros.
• Avaliar o sucesso do projeto e compartilhar os relatórios com as partes interessadas. Identificar o que funcionou e o que não funcionou e documentar adequadamente as informações para referência futura.
• Avaliar o desempenho da equipe e informá-los sobre onde precisam melhorar e reconhecê-los pelo seu sucesso.
• Finalizar o contrato formalmente de quaisquer empreiteiros que tenham sido contratados para o projeto.
• Juntamente com a equipe criar um plano para terminar as tarefas que não foram concluídas durante o projeto

O fim do ciclo de vida do projeto pode ser marcado com uma reunião de encerramento ou uma festa para celebrar o sucesso e parabenizar a equipe.

Qual é a Sua Estratégia de Gestão de Projetos?

Todo projeto, grande ou pequeno, simples ou complexo, passa por estas poucas fases. A função do gerente de projeto é ter uma estratégia sólida de gerenciamento do ciclo de vida do projeto para manter tudo no caminho certo.

Qual é a sua estratégia? Compartilhe a sua experiência conosco na seção de comentários abaixo. 

Uma coisa que todas as equipas de alto desempenho têm em comum é a comunicação eficaz.

A comunicação eficaz da equipe é fundamental para manter a produtividade, evitar conflitos, construir confiança e, em última instância, atingir os objetivos organizacionais de forma oportuna.

Uma equipa que não comunica de forma eficaz entre si é a receita para o caos, o estresse, os atrasos e os conflitos indesejados.

O que nos leva à próxima pergunta. Como melhorar a comunicação da equipe? As estratégias de comunicação de equipe são muitas, mas hoje não vamos nos concentrar em nenhuma delas. Em vez disso, vamos falar sobre trabalho em equipe visual e como ele pode ajudá-lo a se comunicar melhor com sua equipe, sejam eles no local, remotos ou uma mistura dos dois.

Pode parecer complicado no início, mas tenha paciência. Ao final deste post, você entenderá o porquê e concordará conosco.

Vamos investigar.

O que é Trabalho em Equipe Visual

O trabalho em equipe visual implica trabalhar em conjunto utilizando meios visuais como uma tela ou quadro branco, videoconferência, diagramação, símbolos, imagens, esboços, etc.

É muito usada por equipes presenciais e remotas para vários fins, incluindo gerenciamento de reuniões, planejamento de projetos, prototipagem, brainstorming,  design thinking e planejamento de sprint.

Porquê o trabalho em equipe visual

Falar uns com os outros parece fácil, mas os projetos falham, os erros acontecem e as pessoas ficam para trás e muitas vezes ficam confusas – tudo por causa da comunicação ineficaz.

Com muitas equipes tendo mudado para o trabalho remoto, onde as equipes escrevem ao invés de falarem para se comunicar, os desafios de comunicação se multiplicaram.

Uma solução eficaz para superar estes desafios comuns é o uso de visuais no seu material de comunicação e durante o trabalho em equipe. Ao invés de simplesmente comunicarem-se uns com os outros usando palavras (em formato falado ou escrito), anexe visuais para elaborá-lo mais.

Está provado que o uso de recursos visuais melhora a compreensão e ajuda a processar a informação melhor e mais rapidamente. Pesquisas mostram que os humanos podem processar imagens 60.000 vezes mais rápido que o texto e que eles tendem a lembrar 80% do que vêem, enquanto apenas 20% do que lêem e 10% do que ouvem. É por isso que acompanhar a sua mensagem com um visual vai deixar menos espaço para confusão e conduzir a mensagem mais rapidamente.

Por exemplo, se você quiser explicar como um processo funciona, use um fluxograma para facilitar a compreensão do destinatário.

Exemplo de trabalho em equipe visual

Vamos tentar entender como o trabalho em equipe visual pode ajudar a melhorar a comunicação com um exemplo.

Grupo de brainstorming. Esta técnica criativa é ótima para reunir soluções para um problema ou gerar ideias novas e inovadoras para projetos com a sua equipe.

Uma das barreiras para uma sessão de brainstorming eficaz é manter a dinâmica e deixar que todos contribuam igualmente. Além disso, quando muitas ideias são lançadas pela sala ao mesmo tempo, algumas talvez nunca cheguem à lista final.

Solução: brainstorming usando um mapa mental, uma ferramenta visual para capturar ideias, e organizá-las. Se você usar uma tela online que pode dar a todos (mesmo aqueles que estão se juntando remotamente) acesso ao mesmo espaço para colaborar em torno do mapa mental, todos os indivíduos podem igualmente contribuir para a construção do mesmo à medida que adicionam suas ideias. Eles também podem usar imagens ou símbolos em vez de palavras. A melhor parte é que ninguém tem necessariamente que falar e ainda assim todas as ideias serão comunicadas e registradas.

O mapa mental final irá definir claramente todas as ideias e sub-ideias, como elas estão relacionadas entre si e como elas ajudam a resolver o problema em questão. Você também pode compartilhar a tela com seus interessados quando chegar a hora de receber suas opiniões.

Espaço de Trabalho Visual Online

A maioria das equipes está trabalhando remotamente hoje em dia, ou pelo menos tem alguns membros que o fazem. Para que todos possam participar igualmente no trabalho em equipe e comunicação visual de ideias, você precisa de um espaço de trabalho online que suporte edição síncrona, videoconferência, comentários, rastreamento do mouse em tempo real e visualização de alterações.

Aqui é onde uma ferramenta como o Creately pode ajudar. Ela fornece uma tela online infinita que as equipes possam usar para se comunicar e colaborar em torno de seus planos, projetos, estratégias e ideias. A plataforma oferece capacidades de trabalho em equipe em tempo real que permitem que as equipes trabalhem em conjunto como se estivessem na mesma sala.

Métodos de Colaboração Visual para uma Comunicação Eficaz em Equipe

Agora que você está pronto para pensar, trabalhar e se comunicar visualmente, é hora de considerar por onde começar. Com uma tela infinita, há infinitas possibilidades, mas também confusão sobre por onde começar. Para ajudá-lo a reduzir e gerar os melhores resultados, listamos abaixo alguns métodos junto com os modelos.

Planejamento estratégico

O planejamento estratégico exige que você avalie onde está e onde quer estar e estabeleça a direção do seu negócio de acordo com isso. Sem dúvida, o processo consiste em muita comunicação entre os membros da equipe e as partes interessadas.

Ao trazer tudo e todos para uma tela, você pode evitar muita confusão que geralmente vem com métodos de comunicação e trabalhos em equipe não-visuais, tais como linhas de e-mail, chamadas em conferência sem fim, linhas de chat, etc.

Mapeamento da viagem do cliente

O mapeamento da jornada do cliente envolve delinear e analisar a jornada do seu cliente enquanto ele interage com a sua marca. Revela ações, emoções, pontos de dor e expectativas dos clientes ao longo de sua jornada.

Você pode efetivamente simplificar a comunicação em torno deste processo, colaborando visualmente com a sua equipe.

Reuniões Rápidas

As reuniões envolvem muitas discussões, e para fazer algo produtivo de tudo o que é comunicado, você precisa organizar e registrar corretamente as ideias compartilhadas, priorizá-las e criar planos de ação.

Esta tela é criada em torno de componentes básicos em uma reunião, como brainstorming, priorização de ideias, planejamento de ações, etc. Edite ou adicione outros elementos à tela, conforme necessário, para realizar a sua reunião de forma eficaz.

Consulte o nosso guia para a realização de reuniões eficazes para saber mais.

Como melhorar a comunicação da equipe com elementos visuais

Planejamento de Sprint

O planejamento do Sprint também envolve muitas discussões com o objetivo de definir o que pode ser feito durante o Sprint e como o trabalho escolhido será feito. Reunindo todos estes elementos numa só tela, você pode olhar para eles lado a lado e obter uma rápida visão geral de tudo.

Pronto para Experimentar Elementos Visuais para uma Comunicação Eficaz em Equipe?

Uma imagem vale mais do que mil palavras. Em vez de falar mil palavras para explicar ideias únicas em sua cabeça, você pode convertê-las em algo visual e tangível com um simples diagrama ou esboço, para ajudar os outros a compreendê-las melhor e mais rapidamente.

Você pode simplesmente alcançar uma comunicação eficaz da equipe incorporando uma tela em suas reuniões diárias, onde os participantes podem compartilhar e construir sobre suas idéias de uma forma visual (ou seja, fluxograma, mapa mental, infográfico, etc.) para explicá-las melhor aos outros.

Tem alguma dica para melhorar a comunicação da equipe? Informe-nos na seção de comentários abaixo.